研究発表会

LA (Local Arrangement) §

  • 研究発表会の現地準備担当者.
    基本的には開催場所(機関)の所属教職員をLAの担当とするが,必ずしもそうである必要はない.
  • 研究発表会ごとに,1人以上のLA担当者を確保
    • 可能であれば,LA経験のある運営委員+現地LAという2名体制がベスト

LAにお願いする作業 §

開催前に行うこと §

  1. 会場確保
    • 会場の状況連絡→幹事
      • 会場の住所
      • 具体的な場所(建物や、部屋番号)
      • 会場費
      • アクセスマップ(該当WebページのURL)
      • ネットワーク接続環境
  2. 運営委員会の会議部屋の確保
    • 具体的な名前(建物や,部屋番号)の連絡→幹事
  3. 運営委員会お弁当の調達
    • 個数の連絡(幹事→LA,開催1週間前)
    • 個数分のお弁当+お茶の手配
  4. 学生アルバイト確保
    • 2-3人の確保
    • 会場準備,受付,会場サポート(マイク運びなど),買い出しなど各種業務
    • 人数&参加日数の連絡→幹事
  5. 懇親会会場確保
    • 諸情報の連絡→幹事
      • 会場の名前
      • 希望日時(確保可能な時間帯など)
      • 人数の上限(居酒屋などの場合)
      • 一人あたり費用
      • 参加申込の締切希望日(人数確定が必要な場合)
  6. お茶菓子の用意
    • 必要な総額の確認
    • お菓子と飲み物(2lペットボトル,紙コップ)の調達
  7. 受付セット送付先の連絡→幹事
    • 送付先住所
    • 受取人氏名
    • 受取人電話番号

開催日に行うこと §

開催日は研究会幹事も会場に向かうので,不明な点は現地で確認しながら作業

  1. 会場準備
    • 受付セット(学会より送付)の会場持ち込み(中身は研究会幹事で管理します)
    • 受付設置(遅くともセッション開始30分前)
    • プロジェクタ・マイク確認
  2. 懇親会会場への案内
  3. 精算
    • 会場費(ある場合)
    • アルバイト謝金
    • お茶菓子代
    • 運営委員会 お弁当代
  4. 会場片付け(終了後)
    • 電源タップ回収
    • 受付セット梱包&発送→学会事務局

各作業項目の詳細 §

会場確保について §

  • 必要な広さ
    • 1日開催の場合:50-70人規模
    • 2日開催の場合:60-100人規模
      • あくまで目安です.2-3月は,大きめの部屋がよいです.
  • 会場に必要な機材
    • マイク
      • 2-3個あると安心
    • プロジェクタ
      • パソコンは各発表者持ち込みが前提です.備え付け機材しか接続できない場合は要相談
    • 電源(マルチタップ)
      • マルチタップは学会から4本届きます.
      • 必要に応じてある程度の本数のマルチタップがあると安心
  • 会場費
    • 有料の場合は,事前に相談
    • 大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば,事前にお知らせください.

会場のネットワーク環境 §

  • 予稿集が全て電子化しているため,会場で参加者がネットワーク接続できる環境が提供されることが望ましいです
    • 学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか,事前に確認
      • ゲスト参加可能なネットワークがある場合,その手続き等の準備
      • ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合,別途相談
    • 確保が難しい場合は,幹事へ早めに連絡
      • 研究会Web上に,「ネットワーク環境は各自で確保を」の掲載をします.
      • 予稿集は,会場でUSBメモリ経由で配付

運営委員会について §

  • 会議室について
    • 大体20-30人が入る部屋であればOK
    • 机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です.
  • 参加者のお弁当
    • お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内(会計担当に確認の上で確定)
    • 通常,事前連絡者数+α(当日参加者用予備,2-3個)の個数を発注
      • 人数は開催1週間前に確定するので,その後幹事からLAに発注個数を連絡

学生アルバイト §

  • 主な作業
    • 会場設営・片付け
    • 受付業務
    • 会場でのマイク係
      • 人数に余裕があればベル係もいた方がよいが,この辺りの必要有無は座長判断
    • その他,現地会場で必要となる作業
  • 謝金
    • 金額は,その都度会計幹事に確認
    • プログラム編成の状況によって,「半日」「終日」の違いがあります.
    • 謝金受け取りの際に,学生アルバイトは各自印鑑が必要です.
    • 謝金は現地精算のため,初日だけ参加する場合,また終了後時間確保が難しい場合は,事前連絡を.
    • 交通費は出ません.
  • 人数
    • 1日あたり2-3人の確保をお願いいたします.
    • 同一人物が2日担当しても,1日目と2日目で担当者が変わっても可
    • 現地で確保が難しい場合は,事前にご相談を.他大学からの派遣も検討します

懇親会について §

  • 通常,1日目の夜に設定
  • 自由参加イベントのため,事前に人数確認が必要
    • 人数事前確認の方法については,別途幹事と相談
  • 会場の選定は基本的にLAの趣味にお任せ
    • ただし,あまり高額だと参加しにくいので,ほどほどにお願いします
    • 通常,参加費3000-5000円程度.但しこの限りではない.
  • 会場の事例
    • 生協食堂(安い,人数の制約が緩い,料理はそれなり)
    • 居酒屋(値段それなり,地元の幸が味わえる?,人数の制約が若干きつい)
    • その他(懇親会用スペースを借りた事例もあり)
  • 領収書について
    • 実際必要な参加者はほとんどいないと思われる(経費で処理できない場合がほとんどのため)
    • ただし希望者には出せるよう,念のため用紙を用意しておいた方がよい
      • 経費で落とせるところもある
      • 現地滞在の証拠書類として必要という方もたまにおられる
      • 一応金銭のやりとりなので,支払い証明があって損することはないはず

お茶菓子について §

  • 参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です.
  • 会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は,別途相談
  • お金は現地精算します.領収書レシート必須.
  • 目安
    • 総額を予め会計幹事に確認した上で,その金額の範囲内で適当に購入
    • 適当な一口お菓子(個別包装など)5-6袋
    • ペットボトル(2l) 5-6本

受付セットについて §

  • 中サイズの段ボール1箱にまとめて,学会事務局から会場に直接配送
    • 通常1週間以上前に,幹事から事務局に送付先情報を連絡
    • 当日会場準備の時には必要
  • 受付セットの中身
    • 受付関係
      • 研究会登録会員リスト
      • 参加者氏名・所属記入用紙(登録会員以外)
      • 領収書(参加費)
      • 予稿集ダウンロード情報(受付で配付)
      • 配布物(学会や研究会の入会案内などのパンフ)
    • 掲示物(構内案内用含む)
    • 電源タップ(4つくらい)
    • 運営委員会用セット
    • 返送用荷札
  • 中身については,当日研究会幹事で確認の上管理します.
  • 受付における注意点
    • 1日目の最初に,参加費お釣り用の500円と1000円を,ある程度用意しておいたが安心です.
    • 参加者へ参加費の領収書を渡す際は,必ず控えを切り取って手元に置いておいてください.
      控えの通しNo.を用いて発行枚数のチェックをします.

領収書について §

  • LAの立て替え分は,当日現地精算いたします.
  • 領収書の宛名は必ず,「一般社団法人 情報処理学会」 で.
  • お茶菓子は,必ずレシートを一緒に控えておいてください. 具体的に何を買ったかという情報が必要になります.

その他 §

  • 大学案内や地元観光案内のパンフレットなどは,特に準備の必要はありません.もちろんLAから希望する場合は置いていただいて問題ありません.
  • 会場周辺の昼食情報(ランチマップなど)があれば,ぜひ参加者への配布をお願いいたします.

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Last-modified: 2018-03-19 (月) 12:36:40 (32d)