研究発表会/LA

研究発表会

LA (Local Arrangement) §

• 研究発表会の現地準備担当者．
  基本的には開催場所（機関）の所属教職員をLAの担当とするが，必ずしもそうである必要はない．
• 各研究発表会ごとに，1人以上のLA担当者を確保
  • 可能であれば，LA経験のある運営委員＋現地LAという2名体制がベスト

LAにお願いする作業 §

開催前に行うこと §

1. 会場確保
   • 会場の状況連絡→幹事
     • 会場の住所
     • 具体的な場所（建物や、部屋番号）
     • 会場費
     • アクセスマップ（該当WebページのURL）
     • ネットワーク接続環境
2. 運営委員会の会議部屋の確保
   • 具体的な名前（建物や，部屋番号）の連絡→幹事
3. 運営委員会お弁当の調達
   • 個数の連絡（幹事→LA，開催1週間前）
   • 個数分のお弁当+お茶の手配
4. 学生アルバイト確保
   • 2-3人の確保 (1日あたり2人くらい)
   • 会場準備，受付，会場サポート（マイク運びなど），買い出しなど各種業務
   • 人数＆参加日数の連絡→幹事
5. 懇親会会場確保
   • 諸情報の連絡→幹事
     • 会場の名前
     • 希望日時（確保可能な時間帯など）
     • 人数の上限（居酒屋などの場合）
     • 一人あたり費用
     • 参加申込の締切希望日（人数確定が必要な場合）
6. お茶菓子の用意
   • 必要な総額の確認
   • お菓子と飲み物（2lペットボトル，紙コップ）の調達
7. 受付セット送付先の連絡→幹事
   • 送付先住所
   • 受取人氏名
   • 受取人電話番号

開催日に行うこと §

開催日は研究会幹事も会場に向かうので，不明な点は現地で確認しながら作業

1. 会場準備
   • 受付セット（学会より送付）の会場持ち込み（中身は研究会幹事で管理します）
   • 受付設置（遅くともセッション開始30分前）
   • プロジェクタ・マイク確認
2. 懇親会会場への案内
3. 精算
   • アルバイト謝金
   • お茶菓子代
   • 運営委員会　お弁当代
4. 会場片付け（終了後）
   • 電源タップ回収
   • 受付セット梱包＆発送→学会事務局

各作業項目の詳細 §

会場確保について §

• 必要な広さ
  • 1日開催の場合：50-70人規模
  • 2日開催の場合：60-100人規模
    • あくまで目安です．2-3月は，大きめの部屋がよいです．
    • 2022年より現地＋オンラインのハイフレックス開催のため，上記より若干少なめに見積もっても大丈夫です(ただし開催地による)．
• 会場に必要な機材
  • マイク
    • 2-3個あると安心
  • プロジェクタ
    • PC側の接続端子に何が使えるかを，あらかじめ確認
  • プロジェクタ接続用パソコン
    • 2022より，発表者はZoomで画面共有する方式です．そのため，プロジェクタ接続用のマシン1台を常時接続する形で大丈夫．
      （もし用意できない場合は別途相談)
    • USB-Aの口があるか確認(会場の声を拾うマイクを接続します)
    • 備え付けマシン以外接続できない場合は，事前に相談
  • 電源（マルチタップ）
    • マルチタップは学会から4本届きます．
    • 会場の状況によって，ある程度の本数のマルチタップがあると安心
• 会場費
  • 有料の場合は，事前に相談
  • 大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば，事前にお知らせください．

会場のネットワーク環境 §

• 予稿集が全て電子化しているため，会場で参加者がネットワーク接続できる環境が提供されることが望ましいです
  • 学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか，事前に確認
    • ゲスト参加可能なネットワークがある場合，その手続き等の準備
    • ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合，別途相談
  • eduroam接続環境があるとベスト
    • eduroam参加機関以外の方へは，現地の方のアカウントでビジター用アカウント発行が可能
      (機関によって権限設定が異なる可能性があるため，要事前確認)
  • 確保が難しい場合は，幹事へ早めに連絡
    • 研究会Web上に，「ネットワーク環境は各自で確保を」の掲載をします．
    • 予稿集は，会場でUSBメモリ等経由で配付

運営委員会について §

• 会議室について
  • 大体20-30人が入る部屋であればOK
  • 机と椅子があればOK．特別な機材は，幹事から特にお願いする場合を除き不要です．
• 参加者のお弁当
  • お弁当＋お茶（ペットボトル）で1000円以内
    • 金額は変更される可能性もあるため，会計担当に確認の上で確定
  • 通常，事前連絡者数＋α（当日参加者用予備，2-3個）の個数を発注
    • 人数は通常開催1週間前に確定するので，その後幹事からLAに発注個数を連絡

学生アルバイト §

• 主な作業
  • 会場設営・片付け
  • 受付業務
  • 会場でのマイク係
    • 人数に余裕があればベル係もいた方がよいが，この辺りの必要有無は座長判断
  • その他，現地会場で必要となる作業
• 謝金
  • 金額は，その都度会計幹事に確認
  • プログラム編成の状況によって，「半日」「終日」の違いがあります．
  • 銀行口座へ振込
    • 事前に振込先情報を幹事から伺います．
  • 交通費は出ません．
• 人数
  • 1日あたり2-3人の確保をお願いいたします．
  • 同一人物が2日担当しても，1日目と2日目で担当者が変わっても可
  • 現地で確保が難しい場合は，事前にご相談を．他大学からの派遣も検討します

懇親会について §

• 通常，1日目の夜に設定
• 自由参加イベントのため，事前に人数確認が必要
  • 人数事前確認の方法については，別途幹事と相談
• 会場の選定は基本的にLAの趣味にお任せ
  • ただし，あまり高額だと参加しにくいので，ほどほどにお願いします
  • 通常，参加費3000-5000円程度．但しこの限りではない．
• 会場の事例
  • 生協食堂（安い，人数の制約が緩い，料理はそれなり）
  • 居酒屋（値段それなり，地元の幸が味わえる？，人数の制約が若干きつい）
  • その他（懇親会用スペースを借りた事例もあり）
• 領収書について
  • 実際必要な参加者はほとんどいないと思われる（経費で処理できない場合がほとんどのため）
  • ただし希望者には出せるよう，念のため用紙を用意しておいた方がよい
    • 経費で落とせるところもある
    • 一応金銭のやりとりなので，支払い証明があって損することはないはず
    • 現地滞在の証憑書類として必要という方もたまにおられる
      (ただし，受付セットに入っている"参加証明書"という正式な参加証憑書類があるので，あえて懇親会の領収書が必要なケースも殆どないと思われるが)

お茶菓子について §

• 参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です．
• 会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は，別途相談
• お金は現地精算します．領収書とレシート必須．
  • なるべくインボイス対応の確認をしてください
• 目安
  • 総額を予め会計幹事に確認した上で，その金額の範囲内で適当に購入
  • 適当な一口お菓子（個別包装など）5-6袋
  • ペットボトル(2l) 5-6本

受付セットについて §

• 中サイズの段ボール1箱にまとめて，学会事務局から会場に直接配送
  • 通常1週間以上前に，幹事から事務局に送付先情報を連絡
  • 当日会場準備の時には必要
• 受付セットの中身
  • 受付関係
    • 研究会登録会員リスト
    • 参加者氏名・所属記入用紙（登録会員以外）
    • 参加証明書(希望者に発行)
    • 掲示物
    • 配布物（学会や研究会の入会案内などのパンフ）
  • USBメモリ (予稿集コピー用)
  • 掲示物（構内案内用含む）
  • 電源タップ（4つくらい）
  • 運営委員会用セット (出席表，掲示物)
    • 運営委員会開催時に，幹事にお渡しください．
  • 返送用荷札
  • 筆記具・文具 (ボールペン，養生テープ，のり，クリップ，etc.）
  • 印鑑・朱肉
• 中身については，当日研究会幹事で確認の上管理します．
• 受付における注意点
  • 受付での直接の現金のやりとりはなくなりました．飛び入り参加の方には，マイページからの参加登録を案内してください．非会員の方も作成できます．
    (受付セットの中にも案内書類が入っています)
  • 希望者には参加証明書を発行してください．控えは受付で保管してください．

領収書について §

• 立替分は，あらかじめお知らせいただいた振込先に振り込みます．
  • 当日の現金授受は基本的にありません
• 領収書の宛名は必ず，「一般社団法人　情報処理学会」 で．
• お茶菓子は，必ずレシートを一緒に控えておいてください． 具体的に何を買ったかという情報が必要になります．
• なるべくインボイス対応の確認をしてください
• 領収書のスキャンor撮影した電子データを，幹事まで送付してください．
  • 立替払い精算の書類(振込先情報の記入もこちら)がありますので，こちらに記入したものと合わせて，領収書の電子データをお送りください．
• 受付セットの返送の際に，領収書一式もまとめて入れてください．
  • 先に電子データにとっておくのを忘れずに

受付セット梱包＆発送 §

• 学会事務局から送られた受付セットの段ボールをそのまま使って梱包し，返送してください．
  • 返送用の荷札は同封されています(クロネコヤマト)．着払い．
• 梱包内容について漏れがないか，現地で幹事と確認しながら行ってください．

その他 §

• 大学案内や地元観光案内のパンフレットなどは，特に準備の必要はありません．もちろんLAから希望する場合は置いていただいて問題ありません．
• 会場周辺の昼食情報(ランチマップなど)があれば，ぜひ参加者への配布をお願いいたします．
  • Googleマップなどを利用して，オンラインの資料で案内する形でも構いません．URLをお知らせいただければ研究会ページ上にリンクを作成します．