![[PukiWiki]](image/SigceLogo.png "[PukiWiki]")
[[研究発表会]] *LA (Local Arrangement) [#r252cad9] - 研究発表会の現地準備担当者．~ 基本的には開催場所（機関）の所属教職員をLAの担当とするが，必ずしもそうである必要はない． - 各研究発表会ごとに，1人以上のLA担当者を確保 --可能であれば，LA経験のある運営委員＋現地LAという2名体制がベスト *LAにお願いする作業 [#m05037dc] **開催前に行うこと [#bc375dc9] +[[会場確保>#qdb3f26f]] --会場の状況連絡→幹事 ---会場の住所 ---具体的な場所（建物や、部屋番号） ---会場費 ---アクセスマップ（該当WebページのURL） ---[[ネットワーク接続環境>#fbfd1c93]] +[[運営委員会>#a1a607ab]]の会議部屋の確保 --具体的な名前（建物や，部屋番号）の連絡→幹事 +[[運営委員会>#a1a607ab]]お弁当の調達 --個数の連絡（幹事→LA，開催1週間前） --個数分のお弁当+お茶の手配 +[[学生アルバイト確保>#g9daac11]] --2-3人の確保 (1日あたり2人くらい) --会場準備，受付，会場サポート（マイク運びなど），買い出しなど各種業務 --人数＆参加日数の連絡→幹事 +[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場確保 --諸情報の連絡→幹事 ---会場の名前 ---希望日時（確保可能な時間帯など） ---人数の上限（居酒屋などの場合） ---一人あたり費用 ---参加申込の締切希望日（人数確定が必要な場合） +[[お茶菓子>#j3dcb91d]]の用意 --必要な総額の確認 --お菓子と飲み物（2lペットボトル，紙コップ）の調達 +[[受付セット>#ad96f6c0]]送付先の連絡→幹事 --送付先住所 --受取人氏名 --受取人電話番号 **開催日に行うこと [#x3417a81] 開催日は研究会幹事も会場に向かうので，不明な点は現地で確認しながら作業 +会場準備 --受付セット（学会より送付）の会場持ち込み（中身は研究会幹事で管理します） --受付設置（遅くともセッション開始30分前） --プロジェクタ・マイク確認 +[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場への案内 +[[精算>#sba60a3b]] // --会場費（ある場合） --アルバイト謝金 --お茶菓子代 --運営委員会 お弁当代 +会場片付け（終了後） --電源タップ回収 --受付セット梱包＆発送→学会事務局 --[[受付セット梱包＆発送>#y46fba9e]]→学会事務局 *各作業項目の詳細 [#k096e2c1] ** 会場確保について [#qdb3f26f] -必要な広さ -- 1日開催の場合：50-70人規模 -- 2日開催の場合：60-100人規模 --- あくまで目安です．2-3月は，大きめの部屋がよいです． --- 2022年より現地＋オンラインのハイフレックス開催のため，上記より若干少なめに見積もっても大丈夫です(ただし開催地による)． -会場に必要な機材 -- マイク --- 2-3個あると安心 -- プロジェクタ --- PC側の接続端子に何が使えるかを，あらかじめ確認 -- プロジェクタ接続用パソコン --- 2022より，発表者はZoomで画面共有する方式です．そのため，プロジェクタ接続用のマシン1台を常時接続する形で大丈夫．~ （もし用意できない場合は別途相談) --- USB-Aの口があるか確認(会場の声を拾うマイクを接続します) --- 備え付けマシン以外接続できない場合は，事前に相談 -- 電源（マルチタップ） --- マルチタップは学会から4本届きます． --- 会場の状況によって，ある程度の本数のマルチタップがあると安心 -会場費 --有料の場合は，事前に相談 --大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば，事前にお知らせください． ** 会場のネットワーク環境 [#fbfd1c93] -予稿集が全て電子化しているため，会場で参加者がネットワーク接続できる環境が提供されることが望ましいです --学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか，事前に確認 ---ゲスト参加可能なネットワークがある場合，その手続き等の準備 ---ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合，別途相談 --eduroam接続環境があるとベスト --- [[eduroam参加機関:https://www.eduroam.jp/participants/siteinfo.html]]以外の方へは，現地の方のアカウントでビジター用アカウント発行が可能~ (機関によって権限設定が異なる可能性があるため，要事前確認) --確保が難しい場合は，幹事へ早めに連絡 ---研究会Web上に，「ネットワーク環境は各自で確保を」の掲載をします． ---予稿集は，会場でUSBメモリ等経由で配付 ** 運営委員会について [#a1a607ab] -会議室について --大体20-30人が入る部屋であればOK --机と椅子があればOK．特別な機材は，幹事から特にお願いする場合を除き不要です． -参加者のお弁当 --お弁当＋お茶（ペットボトル）で1000円以内 --- 金額は変更される可能性もあるため，会計担当に確認の上で確定 --通常，事前連絡者数＋α（当日参加者用予備，2-3個）の個数を発注 ---人数は通常開催1週間前に確定するので，その後幹事からLAに発注個数を連絡 **学生アルバイト [#g9daac11] -主な作業 --会場設営・片付け --受付業務 --会場でのマイク係 ---人数に余裕があればベル係もいた方がよいが，この辺りの必要有無は座長判断 --その他，現地会場で必要となる作業 -謝金 --金額は，その都度会計幹事に確認 --プログラム編成の状況によって，「半日」「終日」の違いがあります． -- 銀行口座へ振込 --- 事前に振込先情報を幹事から伺います． //--謝金受け取りの際に，学生アルバイトは&color(red){各自印鑑が必要};です． //--謝金は現地精算のため，初日だけ参加する場合，また終了後時間確保が難しい場合は，事前連絡を． --交通費は出ません． -人数 --1日あたり2-3人の確保をお願いいたします． --同一人物が2日担当しても，1日目と2日目で担当者が変わっても可 --現地で確保が難しい場合は，事前にご相談を．他大学からの派遣も検討します **懇親会について [#ha4a1b8e] -通常，1日目の夜に設定 -自由参加イベントのため，事前に人数確認が必要 --人数事前確認の方法については，別途幹事と相談 -会場の選定は基本的にLAの趣味にお任せ --ただし，あまり高額だと参加しにくいので，ほどほどにお願いします --通常，参加費3000-5000円程度．但しこの限りではない． -会場の事例 --生協食堂（安い，人数の制約が緩い，料理はそれなり） --居酒屋（値段それなり，地元の幸が味わえる？，人数の制約が若干きつい） --その他（懇親会用スペースを借りた事例もあり） -領収書について -- 実際必要な参加者はほとんどいないと思われる（経費で処理できない場合がほとんどのため） -- ただし希望者には出せるよう，念のため用紙を用意しておいた方がよい --- 経費で落とせるところもある --- 一応金銭のやりとりなので，支払い証明があって損することはないはず --- 現地滞在の証憑書類として必要という方もたまにおられる~ (ただし，受付セットに入っている"参加証明書"という正式な参加証憑書類があるので，あえて懇親会の領収書が必要なケースも殆どないと思われるが) **お茶菓子について [#j3dcb91d] -参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です． -会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は，別途相談 -お金は現地精算します．[[領収書>#sba60a3b]]と''レシート''必須． --なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください -目安 --総額を予め会計幹事に確認した上で，その金額の範囲内で適当に購入 --適当な一口お菓子（個別包装など）5-6袋 --ペットボトル(2l) 5-6本 **受付セットについて [#ad96f6c0] -中サイズの段ボール1箱にまとめて，学会事務局から会場に直接配送 --通常1週間以上前に，幹事から事務局に送付先情報を連絡 --当日会場準備の時には必要 -受付セットの中身 --受付関係 ---研究会登録会員リスト ---参加者氏名・所属記入用紙（登録会員以外） ---参加証明書(希望者に発行) // ---領収書（参加費） // ---予稿集ダウンロード情報（受付で配付） ---掲示物 ---配布物（学会や研究会の入会案内などのパンフ） --USBメモリ (予稿集コピー用) --掲示物（構内案内用含む） --電源タップ（4つくらい） --運営委員会用セット (出席表，掲示物) --- 運営委員会開催時に，幹事にお渡しください． --返送用荷札 --筆記具・文具 (ボールペン，養生テープ，のり，クリップ，etc.） --印鑑・朱肉 -中身については，当日研究会幹事で確認の上管理します． -受付における注意点 -- 受付での直接の現金のやりとりはなくなりました．飛び入り参加の方には，[[マイページ:https://www.ipsj.or.jp/member/mypage_index.html]]からの参加登録を案内してください．非会員の方も作成できます．~ (受付セットの中にも案内書類が入っています) -- 希望者には参加証明書を発行してください．控えは受付で保管してください． // --1日目の最初に，参加費お釣り用の500円と1000円を，ある程度用意しておいたが安心です． // --参加者へ参加費の領収書を渡す際は，''必ず控えを切り取って手元に置いておいてください．''~ // 控えの通しNo.を用いて発行枚数のチェックをします． **領収書について [#sba60a3b] //-LAの立て替え分は，当日現地精算いたします． - 立替分は，あらかじめお知らせいただいた振込先に振り込みます． -- 当日の現金授受は基本的にありません - 領収書の宛名は必ず，''「一般社団法人 情報処理学会」'' で． -お茶菓子は，必ず&color(red){レシートを一緒に控えておいてください．}; 具体的に何を買ったかという情報が必要になります． -なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください - 領収書のスキャンor撮影した電子データを，幹事まで送付してください． -- 立替払い精算の書類(振込先情報の記入もこちら)がありますので，こちらに記入したものと合わせて，領収書の電子データをお送りください． - 受付セットの返送の際に，領収書一式もまとめて入れてください． -- 先に電子データにとっておくのを忘れずに ** 受付セット梱包＆発送 [#y46fba9e] - 学会事務局から送られた受付セットの段ボールをそのまま使って梱包し，返送してください． -- 返送用の荷札は同封されています(クロネコヤマト)．着払い． - 梱包内容について漏れがないか，現地で幹事と確認しながら行ってください． **その他 [#e8b6c21d] -大学案内や地元観光案内のパンフレットなどは，特に準備の必要はありません．もちろんLAから希望する場合は置いていただいて問題ありません． -会場周辺の昼食情報(ランチマップなど)があれば，ぜひ参加者への配布をお願いいたします． -- Googleマップなどを利用して，オンラインの資料で案内する形でも構いません．URLをお知らせいただければ研究会ページ上にリンクを作成します．
