研究発表会
LA (Local Arrangement) §
- 研究発表会の現地準備担当者.
基本的には開催場所(機関)の所属教職員をLAの担当とするが,必ずしもそうである必要はない.
- 各研究発表会ごとに,1人以上のLA担当者を確保
- 可能であれば,LA経験のある運営委員+現地LAという2名体制がベスト
LAにお願いする作業 §
開催前に行うこと §
- 会場確保
- 会場の状況連絡→幹事
- 会場の住所
- 具体的な場所(建物や、部屋番号)
- 会場費
- アクセスマップ(該当WebページのURL)
- ネットワーク接続環境
- 運営委員会関係
- 会議部屋の確保
- お弁当の調達
- 学生アルバイト確保
- 懇親会会場確保
- 諸情報の連絡→幹事
- 会場の名前
- 希望日時(確保可能な時間帯など)
- 人数の上限(居酒屋などの場合)
- 一人あたり費用
- 参加申込の締切希望日(人数確定が必要な場合)
- お茶菓子の用意
- 運営委員会関係
- 会議部屋の確保
- 大体20-30人が入る部屋であればOK
- 机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です.
- お弁当の調達
- お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内(会計担当に確認の上で確定)
- 受付セット送付先の連絡
開催日に行うこと §
- 会場準備
- 受付設置(遅くともセッション開始30分前)
- プロジェクタ・マイク確認
- 精算
- 会場費(ある場合)
- アルバイト謝金
- お茶菓子代
- 運営委員会 お弁当代
- 会場片付け
各作業項目の詳細 §
会場確保について §
- 必要な広さ
- 1日開催の場合:50-70人規模
- 2日開催の場合:60-100人規模
- あくまで目安です.2-3月は,大きめの部屋がよいです.
- 会場に必要な機材
- マイク
- プロジェクタ
- パソコンは各発表者持ち込みが前提です.備え付け機材しか接続できない場合は要相談
- 電源(マルチタップ)
- マルチタップは学会から4本届きます.
- 必要に応じてある程度の本数のマルチタップがあると安心
- 会場費
- 有料の場合は,事前に相談
- 大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば,事前にお知らせください.
会場のネットワーク環境調査 §
- 学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか調査
- ゲスト参加可能なネットワークがある場合,その手続き等の準備
- ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合,別途相談
運営委員会について §
- 会議室について
- 大体20-30人が入る部屋であればOK
- 机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です.
- 参加者のお弁当
- お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内(会計担当に確認の上で確定)
学生アルバイト §
- 謝金
- 金額は,その都度会計幹事に確認
- プログラム編成の状況によって,「半日」「終日」の違いがあります.
- 謝金受け取りの際に,学生アルバイトは各自印鑑が必要です.
- 謝金は現地精算のため,初日だけ参加する場合,また終了後時間確保が難しい場合は,事前連絡を.
- 交通費は出ません.
- 人数
- 1日あたり2-3人の確保をお願いいたします.
- 同一人物が2日担当しても,1日目と2日目で担当者が変わっても可
- 現地で確保が難しい場合は,事前にご相談を.他大学からの派遣も検討します
お茶菓子について §
- 参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です.
- 会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は,別途相談
- お金は現地精算します.領収書とレシート必須.
- 目安
- 総額を予め会計幹事に確認した上で,その金額の範囲内で適当に購入
- 適当な一口お菓子(個別包装など)5-6袋
- ペットボトル(2l) 5-6本
領収書について §
- LAの立て替え分は,当日現地精算いたします.
- 領収書の宛名は必ず,「一般社団法人 情報処理学会」 で.
- お茶菓子は,必ずレシートを一緒に控えておいてください. 具体的に何を買ったかという情報が必要になります.