[[研究発表会]] #contents *LA (Local Arrangement) [#r252cad9] - 研究発表会の現地準備担当者.~ 基本的には開催場所(機関)の所属教職員をLAの担当とするが,必ずしもそうである必要はない. - 各研究発表会ごとに,1人以上のLA担当者を確保 --可能であれば,LA経験のある運営委員+現地LAという2名体制がベスト *LAにお願いする作業 [#m05037dc] **開催前に行うこと [#bc375dc9] +会場確保 --会場の状況連絡→幹事 ---会場の住所 ---具体的な場所(建物や、部屋番号) ---会場費 ---アクセスマップ(該当WebページのURL) ---ネットワーク接続環境 +運営委員会関係 ++会議部屋の確保 --具体的な名前(建物や,部屋番号) ++お弁当の調達 +学生アルバイト確保 --2-3人の確保 --人数&参加日数の連絡→幹事 +懇親会会場確保 --諸情報の連絡→幹事 ---会場の名前 ---希望日時(確保可能な時間帯など) ---人数の上限(居酒屋などの場合) ---一人あたり費用 ---参加申込の締切希望日(人数確定が必要な場合) +お茶菓子の用意 +運営委員会関係 ++会議部屋の確保 ---大体20-30人が入る部屋であればOK ---机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です. ++お弁当の調達 ---お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内(会計担当に確認の上で確定) +受付セット送付先の連絡 --送付先住所 --受取人氏名 --受取人電話番号 **開催日に行うこと [#x3417a81] +会場準備 --受付設置(遅くともセッション開始30分前) --プロジェクタ・マイク確認 +精算 --会場費(ある場合) --アルバイト謝金 --お茶菓子代 --運営委員会 お弁当代 +会場片付け *各作業項目の詳細 [#k096e2c1] ** 会場確保について [#qdb3f26f] -必要な広さ -- 1日開催の場合:50-70人規模 -- 2日開催の場合:60-100人規模 --- あくまで目安です.2-3月は,大きめの部屋がよいです. -会場に必要な機材 -- マイク --- 2-3個あると安心 -- プロジェクタ --- パソコンは各発表者持ち込みが前提です.備え付け機材しか接続できない場合は要相談 -- 電源(マルチタップ) --- マルチタップは学会から4本届きます. --- 必要に応じてある程度の本数のマルチタップがあると安心 -会場費 --有料の場合は,事前に相談 --大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば,事前にお知らせください. ** 会場のネットワーク環境調査 [#fbfd1c93] --学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか調査 --ゲスト参加可能なネットワークがある場合,その手続き等の準備 --ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合,別途相談 ** 運営委員会について [#a1a607ab] -会議室について --大体20-30人が入る部屋であればOK --机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です. -参加者のお弁当 --お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内(会計担当に確認の上で確定) **学生アルバイト [#g9daac11] -謝金 --金額は,その都度会計幹事に確認 --プログラム編成の状況によって,「半日」「終日」の違いがあります. --謝金受け取りの際に,学生アルバイトは&color(red){各自印鑑が必要};です. --謝金は現地精算のため,初日だけ参加する場合,また終了後時間確保が難しい場合は,事前連絡を. --交通費は出ません. -人数 --1日あたり2-3人の確保をお願いいたします. --同一人物が2日担当しても,1日目と2日目で担当者が変わっても可 --現地で確保が難しい場合は,事前にご相談を.他大学からの派遣も検討します **お茶菓子について [#j3dcb91d] -参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です. -会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は,別途相談 -お金は現地精算します.領収書とレシート必須. -目安 --総額を予め会計幹事に確認した上で,その金額の範囲内で適当に購入 --適当な一口お菓子(個別包装など)5-6袋 --ペットボトル(2l) 5-6本 **領収書について [#sba60a3b] -LAの立て替え分は,当日現地精算いたします. -領収書の宛名は必ず,''「一般社団法人 情報処理学会」'' で. -お茶菓子は,必ず&color(red){レシートを一緒に控えておいてください.}; 具体的に何を買ったかという情報が必要になります.