研究発表会/LA のバックアップの現在との差分(No.4)

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[[研究発表会]]

#contents


*LA (Local Arrangement) [#r252cad9]
- 研究発表会の現地準備担当者．~
基本的には開催場所（機関）の所属教職員をLAの担当とするが，必ずしもそうである必要はない．
- 各研究発表会ごとに，1人以上のLA担当者を確保
--可能であれば，LA経験のある運営委員＋現地LAという2名体制がベスト

*LAにお願いする作業 [#m05037dc]
**開催前に行うこと [#bc375dc9]
+[[会場確保>#qdb3f26f]]
--会場の状況連絡→幹事
---会場の住所
---具体的な場所（建物や、部屋番号）
---会場費
---アクセスマップ（該当WebページのURL）
---[[ネットワーク接続環境>#fbfd1c93]]
+[[運営委員会>#a1a607ab]]の会議部屋の確保
--具体的な名前（建物や，部屋番号）の連絡→幹事
+[[運営委員会>#a1a607ab]]お弁当の調達
--個数の連絡（幹事→LA，開催1週間前）
--個数分のお弁当+お茶の手配
+[[学生アルバイト確保>#g9daac11]]
--2-3人の確保
--2-3人の確保 (1日あたり2人くらい)
--会場準備，受付，会場サポート（マイク運びなど），買い出しなど各種業務
--人数＆参加日数の連絡→幹事
+[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場確保
--諸情報の連絡→幹事
---会場の名前
---希望日時（確保可能な時間帯など）
---人数の上限（居酒屋などの場合）
---一人あたり費用
---参加申込の締切希望日（人数確定が必要な場合）
+[[お茶菓子>#j3dcb91d]]の用意
--必要な総額の確認
--お菓子と飲み物（2lペットボトル，紙コップ）の調達
+[[受付セット>#ad96f6c0]]送付先の連絡→幹事
--送付先住所
--受取人氏名
--受取人電話番号

**開催日に行うこと [#x3417a81]
開催日は研究会幹事も会場に向かうので，不明な点は現地で確認しながら作業

+会場準備
--受付セット（学会より送付）の会場持ち込み（中身は研究会幹事で管理します）
--受付設置（遅くともセッション開始30分前）
--プロジェクタ・マイク確認
+[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場への案内
+[[精算>#sba60a3b]]
--会場費（ある場合）
// --会場費（ある場合）
--アルバイト謝金
--お茶菓子代
--運営委員会　お弁当代
+会場片付け（終了後）
--電源タップ回収
--受付セット梱包＆発送→学会事務局
--[[受付セット梱包＆発送>#y46fba9e]]→学会事務局



*各作業項目の詳細 [#k096e2c1]
** 会場確保について [#qdb3f26f]
-必要な広さ
-- 1日開催の場合：50-70人規模
-- 2日開催の場合：60-100人規模
--- あくまで目安です．2-3月は，大きめの部屋がよいです．
--- 2022年より現地＋オンラインのハイフレックス開催のため，上記より若干少なめに見積もっても大丈夫です(ただし開催地による)．
-会場に必要な機材
-- マイク
--- 2-3個あると安心
-- プロジェクタ
--- パソコンは各発表者持ち込みが前提です．備え付け機材しか接続できない場合は要相談
--- PC側の接続端子に何が使えるかを，あらかじめ確認
-- プロジェクタ接続用パソコン
--- 2022より，発表者はZoomで画面共有する方式です．そのため，プロジェクタ接続用のマシン1台を常時接続する形で大丈夫．~
（もし用意できない場合は別途相談)
--- USB-Aの口があるか確認(会場の声を拾うマイクを接続します)
--- 備え付けマシン以外接続できない場合は，事前に相談
-- 電源（マルチタップ）
--- マルチタップは学会から4本届きます．
--- 必要に応じてある程度の本数のマルチタップがあると安心
--- 会場の状況によって，ある程度の本数のマルチタップがあると安心
-会場費
--有料の場合は，事前に相談
--大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば，事前にお知らせください．

** 会場のネットワーク環境 [#fbfd1c93]
-予稿集が全て電子化しているため，会場で参加者がネットワーク接続できる環境が提供されることが望ましいです
--学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか，事前に確認
---ゲスト参加可能なネットワークがある場合，その手続き等の準備
---ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合，別途相談
--eduroam接続環境があるとベスト
--- [[eduroam参加機関:https://www.eduroam.jp/participants/siteinfo.html]]以外の方へは，現地の方のアカウントでビジター用アカウント発行が可能~
(機関によって権限設定が異なる可能性があるため，要事前確認)
--確保が難しい場合は，幹事へ早めに連絡
---研究会Web上に，「ネットワーク環境は各自で確保を」の掲載をします．
---予稿集は，会場でUSBメモリ経由で配付
---予稿集は，会場でUSBメモリ等経由で配付

** 運営委員会について [#a1a607ab]
-会議室について
--大体20-30人が入る部屋であればOK
--机と椅子があればOK．特別な機材は，幹事から特にお願いする場合を除き不要です．
-参加者のお弁当
--お弁当＋お茶（ペットボトル）で1000円以内（会計担当に確認の上で確定）
--お弁当＋お茶（ペットボトル）で1000円以内
--- 金額は変更される可能性もあるため，会計担当に確認の上で確定
--通常，事前連絡者数＋α（当日参加者用予備，2-3個）の個数を発注
---人数は開催1週間前に確定するので，その後幹事からLAに発注個数を連絡
---人数は通常開催1週間前に確定するので，その後幹事からLAに発注個数を連絡

**学生アルバイト [#g9daac11]
-主な作業
--会場設営・片付け
--受付業務
--会場でのマイク係
---人数に余裕があればベル係もいた方がよいが，この辺りの必要有無は座長判断
--その他，現地会場で必要となる作業
-謝金
--金額は，その都度会計幹事に確認
--プログラム編成の状況によって，「半日」「終日」の違いがあります．
--謝金受け取りの際に，学生アルバイトは&color(red){各自印鑑が必要};です．
--謝金は現地精算のため，初日だけ参加する場合，また終了後時間確保が難しい場合は，事前連絡を．
-- 銀行口座へ振込
--- 事前に振込先情報を幹事から伺います．
//--謝金受け取りの際に，学生アルバイトは&color(red){各自印鑑が必要};です．
//--謝金は現地精算のため，初日だけ参加する場合，また終了後時間確保が難しい場合は，事前連絡を．
--交通費は出ません．
-人数
--1日あたり2-3人の確保をお願いいたします．
--同一人物が2日担当しても，1日目と2日目で担当者が変わっても可
--現地で確保が難しい場合は，事前にご相談を．他大学からの派遣も検討します

**懇親会について [#ha4a1b8e]
-通常，1日目の夜に設定
-自由参加イベントのため，事前に人数確認が必要
--人数事前確認の方法については，別途幹事と相談
-会場の選定は基本的にLAの趣味にお任せ
--ただし，あまり高額だと参加しにくいので，ほどほどにお願いします
--通常，参加費3000-5000円程度．但しこの限りではない．
-会場の事例
--生協食堂（安い，人数の制約が緩い，料理はそれなり）
--居酒屋（値段それなり，地元の幸が味わえる？，人数の制約が若干きつい）
--その他（懇親会用スペースを借りた事例もあり）
-領収書について
-- 実際必要な参加者はほとんどいないと思われる（経費で処理できない場合がほとんどのため）
-- ただし希望者には出せるよう，念のため用紙を用意しておいた方がよい
--- 経費で落とせるところもある
--- 一応金銭のやりとりなので，支払い証明があって損することはないはず
--- 現地滞在の証憑書類として必要という方もたまにおられる~
(ただし，受付セットに入っている"参加証明書"という正式な参加証憑書類があるので，あえて懇親会の領収書が必要なケースも殆どないと思われるが)

**お茶菓子について [#j3dcb91d]
-参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です．
-会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は，別途相談
-お金は現地精算します．領収書とレシート必須．
-お金は現地精算します．[[領収書>#sba60a3b]]と''レシート''必須．
--なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください
-目安
--総額を予め会計幹事に確認した上で，その金額の範囲内で適当に購入
--適当な一口お菓子（個別包装など）5-6袋
--ペットボトル(2l) 5-6本

**受付セットについて [#ad96f6c0]
-中サイズの段ボール1箱にまとめて，学会事務局から会場に直接配送
--通常1週間以上前に，幹事から事務局に送付先情報を連絡
--当日会場準備の時には必要
-受付セットの中身
--受付関係
---研究会登録会員リスト
---参加者氏名・所属記入用紙（登録会員以外）
---領収書（参加費）
---予稿集ダウンロード情報（受付で配付）
---参加証明書(希望者に発行)
// ---領収書（参加費）
// ---予稿集ダウンロード情報（受付で配付）
---掲示物
---配布物（学会や研究会の入会案内などのパンフ）
--USBメモリ (予稿集コピー用)
--掲示物（構内案内用含む）
--電源タップ（4つくらい）
--運営委員会用セット
--運営委員会用セット (出席表，掲示物)
--- 運営委員会開催時に，幹事にお渡しください．
--返送用荷札
--筆記具・文具 (ボールペン，養生テープ，のり，クリップ，etc.）
--印鑑・朱肉
-中身については，当日研究会幹事で確認の上管理します．
-受付における注意点
--1日目の最初に，参加費お釣り用の500円と1000円を，ある程度用意しておいたが安心です．
--参加者へ参加費の領収書を渡す際は，''必ず控えを切り取って手元に置いておいてください．''~
控えの通しNo.を用いて発行枚数のチェックをします．
-- 受付での直接の現金のやりとりはなくなりました．飛び入り参加の方には，[[マイページ:https://www.ipsj.or.jp/member/mypage_index.html]]からの参加登録を案内してください．非会員の方も作成できます．~
(受付セットの中にも案内書類が入っています)
-- 希望者には参加証明書を発行してください．控えは受付で保管してください．
// --1日目の最初に，参加費お釣り用の500円と1000円を，ある程度用意しておいたが安心です．
// --参加者へ参加費の領収書を渡す際は，''必ず控えを切り取って手元に置いておいてください．''~
// 控えの通しNo.を用いて発行枚数のチェックをします．

**領収書について [#sba60a3b]
-LAの立て替え分は，当日現地精算いたします．
-領収書の宛名は必ず，''「一般社団法人　情報処理学会」'' で．
//-LAの立て替え分は，当日現地精算いたします．
- 立替分は，あらかじめお知らせいただいた振込先に振り込みます．
-- 当日の現金授受は基本的にありません
- 領収書の宛名は必ず，''「一般社団法人　情報処理学会」'' で．
-お茶菓子は，必ず&color(red){レシートを一緒に控えておいてください．}; 具体的に何を買ったかという情報が必要になります．
-なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください
- 領収書のスキャンor撮影した電子データを，幹事まで送付してください．
-- 立替払い精算の書類(振込先情報の記入もこちら)がありますので，こちらに記入したものと合わせて，領収書の電子データをお送りください．
- 受付セットの返送の際に，領収書一式もまとめて入れてください．
-- 先に電子データにとっておくのを忘れずに

** 受付セット梱包＆発送 [#y46fba9e]
- 学会事務局から送られた受付セットの段ボールをそのまま使って梱包し，返送してください．
-- 返送用の荷札は同封されています(クロネコヤマト)．着払い．
- 梱包内容について漏れがないか，現地で幹事と確認しながら行ってください．

**その他 [#e8b6c21d]
-大学案内や地元観光案内のパンフレットなどは，特に準備の必要はありません．もちろんLAから希望する場合は置いていただいて問題ありません．
-会場周辺の昼食情報(ランチマップなど)があれば，ぜひ参加者への配布をお願いいたします．
-- Googleマップなどを利用して，オンラインの資料で案内する形でも構いません．URLをお知らせいただければ研究会ページ上にリンクを作成します．