[[研究発表会]]

*LA (Local Arrangement) [#r252cad9]
- 研究発表会の現地準備担当者.~
基本的には開催場所(機関)の所属教職員をLAの担当とするが,必ずしもそうである必要はない.
- 各研究発表会ごとに,1人以上のLA担当者を確保
--可能であれば,LA経験のある運営委員+現地LAという2名体制がベスト

*LAにお願いする作業 [#m05037dc]
**開催前に行うこと [#bc375dc9]
+[[会場確保>#qdb3f26f]]
--会場の状況連絡→幹事
---会場の住所
---具体的な場所(建物や、部屋番号)
---会場費
---アクセスマップ(該当WebページのURL)
---[[ネットワーク接続環境>#fbfd1c93]]
+[[運営委員会>#a1a607ab]]の会議部屋の確保
--具体的な名前(建物や,部屋番号)の連絡→幹事
+[[運営委員会>#a1a607ab]]お弁当の調達
--個数の連絡(幹事→LA,開催1週間前)
--個数分のお弁当+お茶の手配
+[[学生アルバイト確保>#g9daac11]]
--2-3人の確保 (1日あたり2人くらい)
--会場準備,受付,会場サポート(マイク運びなど),買い出しなど各種業務
--人数&参加日数の連絡→幹事
+[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場確保
--諸情報の連絡→幹事
---会場の名前
---希望日時(確保可能な時間帯など)
---人数の上限(居酒屋などの場合)
---一人あたり費用
---参加申込の締切希望日(人数確定が必要な場合)
+[[お茶菓子>#j3dcb91d]]の用意
--必要な総額の確認
--お菓子と飲み物(2lペットボトル,紙コップ)の調達
+[[受付セット>#ad96f6c0]]送付先の連絡→幹事
--送付先住所
--受取人氏名
--受取人電話番号

**開催日に行うこと [#x3417a81]
開催日は研究会幹事も会場に向かうので,不明な点は現地で確認しながら作業

+会場準備
--受付セット(学会より送付)の会場持ち込み(中身は研究会幹事で管理します)
--受付設置(遅くともセッション開始30分前)
--プロジェクタ・マイク確認
+[[懇親会>#ha4a1b8e]]会場への案内
+[[精算>#sba60a3b]]
// --会場費(ある場合)
--アルバイト謝金
--お茶菓子代
--運営委員会 お弁当代
+会場片付け(終了後)
--電源タップ回収
--受付セット梱包&発送→学会事務局
--[[受付セット梱包&発送>#y46fba9e]]→学会事務局



*各作業項目の詳細 [#k096e2c1]
** 会場確保について [#qdb3f26f]
-必要な広さ
-- 1日開催の場合:50-70人規模
-- 2日開催の場合:60-100人規模
--- あくまで目安です.2-3月は,大きめの部屋がよいです.
--- 2022年より現地+オンラインのハイフレックス開催のため,上記より若干少なめに見積もっても大丈夫です(ただし開催地による).
-会場に必要な機材
-- マイク
--- 2-3個あると安心
-- プロジェクタ
--- PC側の接続端子に何が使えるかを,あらかじめ確認
-- プロジェクタ接続用パソコン
--- 2022より,発表者はZoomで画面共有する方式です.そのため,プロジェクタ接続用のマシン1台を常時接続する形で大丈夫.~
(もし用意できない場合は別途相談)
--- USB-Aの口があるか確認(会場の声を拾うマイクを接続します)
--- 備え付けマシン以外接続できない場合は,事前に相談
-- 電源(マルチタップ)
--- マルチタップは学会から4本届きます.
--- 会場の状況によって,ある程度の本数のマルチタップがあると安心
-会場費
--有料の場合は,事前に相談
--大学との共催で会場が無償化できる場合などあれば,事前にお知らせください.

** 会場のネットワーク環境 [#fbfd1c93]
-予稿集が全て電子化しているため,会場で参加者がネットワーク接続できる環境が提供されることが望ましいです
--学外からのゲストが使用できるネットワーク環境があるかどうか,事前に確認
---ゲスト参加可能なネットワークがある場合,その手続き等の準備
---ゲスト参加可能なネットワークが確保できない場合,別途相談
--eduroam接続環境があるとベスト
--- [[eduroam参加機関:https://www.eduroam.jp/participants/siteinfo.html]]以外の方へは,現地の方のアカウントでビジター用アカウント発行が可能~
(機関によって権限設定が異なる可能性があるため,要事前確認)
--確保が難しい場合は,幹事へ早めに連絡
---研究会Web上に,「ネットワーク環境は各自で確保を」の掲載をします.
---予稿集は,会場でUSBメモリ等経由で配付

** 運営委員会について [#a1a607ab]
-会議室について
--大体20-30人が入る部屋であればOK
--机と椅子があればOK.特別な機材は,幹事から特にお願いする場合を除き不要です.
-参加者のお弁当
--お弁当+お茶(ペットボトル)で1000円以内
--- 金額は変更される可能性もあるため,会計担当に確認の上で確定
--通常,事前連絡者数+α(当日参加者用予備,2-3個)の個数を発注
---人数は通常開催1週間前に確定するので,その後幹事からLAに発注個数を連絡

**学生アルバイト [#g9daac11]
-主な作業
--会場設営・片付け
--受付業務
--会場でのマイク係
---人数に余裕があればベル係もいた方がよいが,この辺りの必要有無は座長判断
--その他,現地会場で必要となる作業
-謝金
--金額は,その都度会計幹事に確認
--プログラム編成の状況によって,「半日」「終日」の違いがあります.
-- 銀行口座へ振込
--- 事前に振込先情報を幹事から伺います.
//--謝金受け取りの際に,学生アルバイトは&color(red){各自印鑑が必要};です.
//--謝金は現地精算のため,初日だけ参加する場合,また終了後時間確保が難しい場合は,事前連絡を.
--交通費は出ません.
-人数
--1日あたり2-3人の確保をお願いいたします.
--同一人物が2日担当しても,1日目と2日目で担当者が変わっても可
--現地で確保が難しい場合は,事前にご相談を.他大学からの派遣も検討します

**懇親会について [#ha4a1b8e]
-通常,1日目の夜に設定
-自由参加イベントのため,事前に人数確認が必要
--人数事前確認の方法については,別途幹事と相談
-会場の選定は基本的にLAの趣味にお任せ
--ただし,あまり高額だと参加しにくいので,ほどほどにお願いします
--通常,参加費3000-5000円程度.但しこの限りではない.
-会場の事例
--生協食堂(安い,人数の制約が緩い,料理はそれなり)
--居酒屋(値段それなり,地元の幸が味わえる?,人数の制約が若干きつい)
--その他(懇親会用スペースを借りた事例もあり)
-領収書について
-- 実際必要な参加者はほとんどいないと思われる(経費で処理できない場合がほとんどのため)
-- ただし希望者には出せるよう,念のため用紙を用意しておいた方がよい
--- 経費で落とせるところもある
--- 一応金銭のやりとりなので,支払い証明があって損することはないはず
--- 現地滞在の証憑書類として必要という方もたまにおられる~
(ただし,受付セットに入っている"参加証明書"という正式な参加証憑書類があるので,あえて懇親会の領収書が必要なケースも殆どないと思われるが)

**お茶菓子について [#j3dcb91d]
-参加者が休憩時などにつまめるお菓子やお茶類です.
-会場がお茶菓子持ち込み禁止の場合は,別途相談
-お金は現地精算します.[[領収書>#sba60a3b]]と''レシート''必須.
--なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください
-目安
--総額を予め会計幹事に確認した上で,その金額の範囲内で適当に購入
--適当な一口お菓子(個別包装など)5-6袋
--ペットボトル(2l) 5-6本

**受付セットについて [#ad96f6c0]
-中サイズの段ボール1箱にまとめて,学会事務局から会場に直接配送
--通常1週間以上前に,幹事から事務局に送付先情報を連絡
--当日会場準備の時には必要
-受付セットの中身
--受付関係
---研究会登録会員リスト
---参加者氏名・所属記入用紙(登録会員以外)
---参加証明書(希望者に発行)
// ---領収書(参加費)
// ---予稿集ダウンロード情報(受付で配付)
---掲示物
---配布物(学会や研究会の入会案内などのパンフ)
--USBメモリ (予稿集コピー用)
--掲示物(構内案内用含む)
--電源タップ(4つくらい)
--運営委員会用セット (出席表,掲示物)
--- 運営委員会開催時に,幹事にお渡しください.
--返送用荷札
--筆記具・文具 (ボールペン,養生テープ,のり,クリップ,etc.)
--印鑑・朱肉
-中身については,当日研究会幹事で確認の上管理します.
-受付における注意点
-- 受付での直接の現金のやりとりはなくなりました.飛び入り参加の方には,[[マイページ:https://www.ipsj.or.jp/member/mypage_index.html]]からの参加登録を案内してください.非会員の方も作成できます.~
(受付セットの中にも案内書類が入っています)
-- 希望者には参加証明書を発行してください.控えは受付で保管してください.
// --1日目の最初に,参加費お釣り用の500円と1000円を,ある程度用意しておいたが安心です.
// --参加者へ参加費の領収書を渡す際は,''必ず控えを切り取って手元に置いておいてください.''~
// 控えの通しNo.を用いて発行枚数のチェックをします.

**領収書について [#sba60a3b]
//-LAの立て替え分は,当日現地精算いたします.
- 立替分は,あらかじめお知らせいただいた振込先に振り込みます.
-- 当日の現金授受は基本的にありません
- 領収書の宛名は必ず,''「一般社団法人 情報処理学会」'' で.
-お茶菓子は,必ず&color(red){レシートを一緒に控えておいてください.}; 具体的に何を買ったかという情報が必要になります.
-なるべく[[インボイス:https://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/invoice.html#hdg1]]対応の確認をしてください
- 領収書のスキャンor撮影した電子データを,幹事まで送付してください.
-- 立替払い精算の書類(振込先情報の記入もこちら)がありますので,こちらに記入したものと合わせて,領収書の電子データをお送りください.
- 受付セットの返送の際に,領収書一式もまとめて入れてください.
-- 先に電子データにとっておくのを忘れずに

** 受付セット梱包&発送 [#y46fba9e]
- 学会事務局から送られた受付セットの段ボールをそのまま使って梱包し,返送してください.
-- 返送用の荷札は同封されています(クロネコヤマト).着払い.
- 梱包内容について漏れがないか,現地で幹事と確認しながら行ってください.

**その他 [#e8b6c21d]
-大学案内や地元観光案内のパンフレットなどは,特に準備の必要はありません.もちろんLAから希望する場合は置いていただいて問題ありません.
-会場周辺の昼食情報(ランチマップなど)があれば,ぜひ参加者への配布をお願いいたします.
-- Googleマップなどを利用して,オンラインの資料で案内する形でも構いません.URLをお知らせいただければ研究会ページ上にリンクを作成します.

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